６月28日（木）に、6月県議会の一般質問を行いました。

質問の内容を、複数回に分けて報告します。

２回目は、「文書管理と情報公開」についての質問（その２）です。

３　公文書の適正な保存について

Ｑ　保存期間が満了した公文書でも内容により廃棄すべきでないものは、必ず継続して保存すべきであるが、保存すべき公文書の廃棄を防ぐため、内部のチェック体制はどうなっているのか？

Ａ（総務部長）

文書の保存期間が満了したときは、情報公開・法務課と公文書を作成した課等が協議のうえ、廃棄の可否についてチェックをしている。

４　公文書の適正管理のための「電子決裁システム」について

・　文書が電子データ化されれば、文書管理が適正に行われ、文書の改ざんも防止することができ、また容易に文書の検索が可能となることから、情報公開請求に対して速やかかつ的確な対応が可能となる。

・　電子決裁システムは、文書決裁や文書管理に係る労力を大幅に軽減することができ、行政改革や県職員の働き方改革にも寄与する。

Ｑ１　現在の県の電子決裁システムの利用率が極めて低いが、利用率を大幅に向上させるためにどう対応するのか？

Ａ１（知事）

利便性やサーバーの容量不足などシステム上の課題もあるので、早期に新たなシステムの導入を図る。

Ｑ２　現在の電子決裁システムについて、職員による文書の恣意的な改ざんを防止するため、修正履歴を管理できるシステムへとバージョンアップすることを提案するが？

Ａ２（総務部長）

現行の文書管理システムは、文書の修正等を行った場合に修正日や修正箇所の確認はできないため、新たなシステムでは修正履歴をより詳細に確認できるものにする。

５　情報公開について

Ｑ　情報公開に必要な文書を意図的に廃棄するような事態を防ぐため、今後具体的にどのような対応をするのか？

Ａ（総務部長）

県においてこれまで意図的な破棄の事例はないが、誤って破棄される事態の発生を防ぐため、公文書の適正管理の徹底に一層努める。職員による意図的な破棄など不適正処理が発生した場合には、懲戒処分も含め厳正な対処をする。