12月９日（月）～12日（木）に議会総務企画警察委員会が開催され、知事から提出された議案と議会に提出された請願・陳情の審査が行われました。

私は11日（水）に、委員会の資料として提出された「公文書管理条例（仮称）の骨子に関する概要」について質問を行いましたので、主な内容を報告します（条例案は、来年2月の県議会に知事から議会に提案される予定です。）。

１　公文書の保存期間について

・　公文書の保存期間が極めて重要である。

・　新たな条例に基づいて「公文書管理規程」が定められ、その中で「１年未満」から「10年」までのいくつかの保存期間が区分されることになる。

・　そこで問題になるのは、「１年未満」の文書はどのような文書とするかである。

・　国会でも、「１年未満」の保存期間に関して議論されている（「桜を見る会」では、招待者名簿は保存期間1年未満の文書に当たるとして廃棄された）。

・　国では公文書管理法の運用規定である「行政文書の管理に関するガイドライン」があり、「１年未満の保存文書」の扱いが規定されている。

・　その内容を見ると、「意思決定や事務事業の合理的な跡付けや検証に必要な文書」は「１年以上の保存期間を定める」としている。

・　また、「１年未満」とすることができる文書は、「別に原本が存在する文書、日常的な業務連絡や日程表など」の軽微な文書に限定されている。

・　つまり、ほとんどの文書は「１年以上」の保存期間としなければならない。

・　従って、長野県においてもほとんどの文書は、保存期間を「１年以上」にすべきと考える。

Ｑ　県として保存期間「１年未満」とする文書とはどのような文書か？　

Ａ　「1年未満」の文書は「軽微なもの」に限定し、県として対象文書を類型化するなどして統一的な扱いをする。

２　電子システムの利用について

・　「公文書管理条例（仮称）の骨子概要」によると、「公文書は原則として電子情報システムに搭載しなければならない」とされている。

・　この場合、「原則」によらずに電子システムに搭載しない文書の扱いが問題である。職員の恣意的な判断により、搭載が必要でありながら搭載しないことがあってはならない。

Ｑ　県として統一的な扱いをするために、具体的にどう対応するのか？

Ａ　県に提出された申請書や報告書などは、情報量が多く処理労力の面等からも、搭載にはなじまない。　搭載しない文書を類型化して扱いを統一するなどして、恣意的処理することのないよう配慮する。