２　公文書の適正管理について（その２）

Ｑ３　県の公文書審議会の運営に関して、課題をどう捉えているのか？

Ａ３（知事）廃棄予定公文書の量は膨大であるが、審議会において文書の全てを確認する現在の方法には課題がある。そこで、現物の確認をせずに処理できるようにシステムを工夫した。審議会の機能は大変重要であり、今後とも条例で定めた役割を十分に果たすことができるよう円滑な運営に努めていく。

Ｑ４　県の公文書管理において、公文書の改ざんや公文書の一部削除を行った場合に、履歴が保存されるシステムになっているかなど、公文書の改ざんや廃棄を防ぐための仕組みを十分に備えているか？

Ａ４（総務部長）公文書管理システムでは、県の公文書を一元的に検索して特定することや、決裁の履歴を把握することが可能となっている。システム上の公文書の決裁後の改ざん等を防止するため、万が一文書に変更が加えられた場合には、変更前後の文書が記録されるとともに、文書が削除された場合にも、履歴が記録されるなど変更等の跡が把握できる仕組みになっている。さらに、県が保有する公文書を明らかにし、適正な管理や情報公開に資するよう、一覧としてまとめた公文書ファイル管理簿をＨＰ上で公表している。このように改ざん・廃棄を防ぐ仕組みを整えているが、今後も不適切な処理が起こらないようシステム面での対策を講じていく。

【参考】森友学園問題を見ても、組織をあげて公文書を改ざんや廃棄することを決めれば、簡単に文書が改ざんや廃棄されることが明らかになりました。こうしたことから、地方でもトップ自ら襟を正して、公文書の適正な管理を行わなければなりません。